Privacyverklaring

                PRIVACYBELEID JOVILUX BV

1. WIE?

JOVILUX BV staat voor het onderzoeken en testen inzake het cosmetische en esthetische van zowel nieuwe ingrediënten en formules als de nieuwste toestellen en technologieën die steeds sneller en sneller op de markt worden gebracht

JOVILUX BV hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. Middels dit beleid wil JOVILUX BV op strategisch niveau vastleggen op welke wijze gegevens beschermd worden, welke verantwoordelijkheden hierrond zijn toegewezen en welke prioriteiten JOVILUX BV heeft bepaald rond de bescherming van gegevens.

Dit privacybeleid regelt de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking, ‘JOVILUX BV’, met maatschappelijke zetel te 9700 Oudenaarde, Leupegemstraat 32 en K.B.O. - nummer BE0428.986.656 met als vertegenwoordigster de mevrouw Caroline Monté

Indien u ons persoonlijke informatie verstrekt, stemt u in met dit privacybeleid.  JOVILUX BV leeft de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018.  Zij is hierbij de verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). 

Wij informeren u ook graag omtrent ons cookiebeleid: www.miladopiz.be

2. SAFIA, Skin Computing Technology

JOVILUX ontwikkelde een platform in eigen beheer op basis van jarenlange expertise op vlak van huidanalyse en skin analyser systemen. Skin Computing Technology staat voor een platform dat werkt met Artificial Intelligence waardoor JOVILUX 'slimme' analyses kan doen met correct product- en behandeladvies. Het betreft een bundeling van de kennis én praktijkervaring van alle gebruikers, wat van SAFIA een uniek systeem maakt dat een meerwaarde biedt voor elke professional op de esthetische markt.

SAFIA, Skin Computing Technology, wordt aangeboden in een uniek verhuursysteem waar onze klant de keuze heeft tussen verschillende modules.  SAFIA beschikt over volgende specificaties:

• Het SAFIA toestel biedt acht verschillende analyses aan, waarbij elke test afzonderlijk kan worden gedaan of allemaal samen als een volledige huidanalyse. Het resultaat van alle analyses wordt bewaard in de klantenfiche, waardoor de evolutie van de huid kan worden gezien door professionele behandelingen en aangepaste thuisverzorging.

Op basis van de analyse worden aangepaste thuisverzorgingsproducten voorgesteld samen met mogelijke professionele behandelingen die in het instituut kunnen worden gedaan, zowel klassiek met producten als met apparatuur. Als ultiem voorstel is er ook telkens een kuur inclusief thuisverzorging uitgewerkt zodat de KLANT duidelijk weet waarvoor hij/zij kiest.

• Administratie en barcodes

Het SAFIA Systeem laat onze klant toe om ook de administratie grotendeels te vereenvoudigen. Het toestel kan gekoppeld worden op uw partner account bij JOVILUX, waardoor het mogelijk is om al uw documenten bij JOVILUX te consulteren, cijfermateriaal op te volgen, online training te volgen, in te schrijven voor cursussen, barcodes van producten en klantenkaarten lezen.

Deze snelle link met het partnerplatform werkt voor onze klant tijdbesparend en biedt steeds een makkelijke toegang tot de gewenste informatie.

• Signage Marketing

Het SAFIA platform biedt ook de optie ingezet te worden als marketing tool. Als het toestel niet gebruikt wordt om analyses te doen, is het mogelijk om publiciteitsfilmpjes te laten spelen op het XL scherm. SAFIA biedt daarvoor voorbereide slides aan, die de klant op maat en naar uw eigen keuze kan aanpassen en waarvan u zelf bepaald in welke periode de promoties bij u doorgaan. Verder is het ook mogelijk om informatie, eg opendeurdag, die specifiek is voor uw eigen instituut extra aan deze loop toe te voegen.

• SAFIA is een toestel dat volledig in België wordt geprogrammeerd, beheerd en geproduceerd.

Het systeem werkt volledig in de cloud om de nadelen van lokale toepassingen te vermijden. De KLANT moet alleen voor een goedwerkende internetverbinding zorgen om met dit professioneel platform aan de slag te kunnen gaan.  Daarnaast dient de KLANT zowel naar JOVILUX als in haar dienstverlening naar haar eigen klanten en leveranciers de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na te leven, evenals de Belgische Kaderwet dd. 30 juli 2018. 

3. WELKE GEGEVENS?

Persoonsgegevens die JOVILUX BV gewoonlijk verzamelt zijn persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn om de correcte uitvoering van onze dienstverlening mogelijk te maken. Concreet zijn dit onder meer (zonder beperking):

3.1.        Voor professionele klanten, leveranciers of bedrijven waarmee we een samenwerking opstarten, houden we volgende gegevens bij:

o             Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, …

○             De bedrijfsgegevens zoals het btw-nummer of ondernemingsnummer

o             De coördinaten van de contactpersonen van de juridische entiteit (naam, functie, telefoon …) alsook van de vennoten en/of van de partners in de zaak.

○             Beeldmateriaal in het kader van realisaties die JOVILUX BV voor u heeft gedaan, of wanneer u een getuigenis wenst af te leggen in het kader van uw samenwerking met JOVILUX BV

3.2.        SAFIA, Skin Computing Technology

o             Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, …

○             Bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens n.a.v. de huidanalyse

○             De bedrijfsgegevens zoals het btw-nummer of ondernemingsnummer van het instituut dat gebruikt maakt van SAFIA

o             Via de admin login is het mogelijk dat JOVILUX BV ook zicht heeft op persoonsgegevens van klanten van de gebruikers van SAFIA (bijv. schoonheidsinstituten).  JOVILUX BV bevestigt echter dat zij deze gegevens niet voor commerciële doelen zal gebruiken, doch enkel ter ondersteuning van gebruikers

○             SAFIA is geprogrammeerd via Artificial Intelligence , wat wil zeggen dat het systeem zichzelf slimmer maakt naarmate er meer analyses worden gedaan.  Concreet wordt elke analyse aan de database toegevoegd zodat het advies dat gegeven wordt elke keer meer beantwoord aan wat een professional in de praktijk zou adviseren.

3.3.        Voor prospecten: wanneer u ons uw business kaartje overmaakt, of met ons contact opneemt, zullen wij uw gegevens opslaan in onze database met het oog op een eventuele samenwerking, tewerkstelling of dienstverlening

3.4.        Arbeid gerelateerd (medewerkers – sollicitanten – stagiairs – zelfstandige dienstverleners):

1. Uw naam, geboortedatum en -plaats, contactgegevens zoals uw adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer, functie, voorkeurstaal, kwalificaties en alle overige informatie die u ons zelf heeft verschaft in uw CV.
2. Uw gegevens die publiek toegankelijk zijn gemaakt, of die u zelf openbaar heeft gemaakt op publieke en / of sociale media en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent in het kader van onze dienstverlening.
3. Correspondentie n.a.v. uw contactname met JOVILUX BV
4. In geval van een tewerkstelling via JOVILUX BV worden mogelijk ook evaluaties over u bewaard
5. Informatie over uw gebruik van onze systemen zoals o.a. uw IP-adres, browser, …
6. Gegevens die we verkrijgen via derden of uit contracten, contactformulieren, …
7. Uw nationaliteit, diploma, salarisgegevens, uw rijksregisternummer, en desgevallend uw ondernemingsnummer, registratie van aanwezigheid en afwezigheid en van de bestede tijd aan projecten en opleiding, details over de personen die ten uwen laste vallen en uw gezinsleden en directe familieleden, eventueel beeldmateriaal op de werkvloer, op teamevents,…

4. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

JOVILUX BV verzamelt en verwerkt persoonlijke gegevens ter volbrenging van onderstaande doeleinden. Uw gegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder u hiervan op voorhand op de hoogte te brengen en, indien nodig, uw toestemming hiervoor te vragen.

1. Om u informatie te verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van JOVILUX BV en om deze beter af te stemmen op uw noden en wensen of die van uw bedrijf of organisatie.
2. Om een zakelijke en/of arbeid gerelateerde relatie met u of uw onderneming aan te gaan en om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen naleven
3. Om u uit te nodigen voor evenementen en nieuwsbrieven. Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment, zonder motivatie uitschrijven. U kan dit doen door ons een e-mail te sturen of door in de reclame-e-mails te klikken op de uitschrijflink.
4. Om aan onze wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen.

5. OP BASIS VAN WELKE GRONDSLAG?

JOVILUX BV baseert zich op verschillende rechtsgronden voor het verwerken van uw gegevens.

Enerzijds verwerkt JOVILUX BV de gegevens van de betrokkene in het kader van een (pre)contractuele relatie met het oog op het voorbereiden of uitvoeren van de dienstverlening, met name door ondertekening van de opdrachtbrief.

Anderzijds vraagt JOVILUX BV toestemming aan de betrokkene voor het verwerken van zijn/haar gegevens.

In uitzonderlijke gevallen beroept JOVILUX BV zich in bepaalde gevallen op het gerechtvaardigd belang.

Indien u niet wil dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het voor ons niet mogelijk om de dienstverlening aan te gaan of uit te voeren.

6. MET WIE DELEN WIJ MOGELIJK UW GEGEVENS?

JOVILUX BV kan uw persoonsgegevens enkel aan derden overmaken  indien dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de uitvoering van de vooropgestelde doelstellingen.  Indien JOVILUX BV uw persoonsgegevens doorgeeft aan derden, wordt met deze derden een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten waarin o.m. wordt vastgelegd dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden verwerkt.

De confidentialiteit van uw gegevens is belangrijk voor ons. Uw gegevens zullen nooit verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven worden aan derden, niet-verwerkers indien hiertoe geen wettelijke verplichting bestaat.

7. HOE LANG BEWAREN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

De persoonsgegevens worden door JOVILUX BV bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen JOVILUX BV en de gebruiker.

Wij kunnen ze ook bewaren om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, te reageren op vragen en om eventuele geschillen op te lossen, om te voldoen aan onze legitieme belangen en om onze rechten te handhaven.

8. PASSENDE TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

JOVILUX BV heeft inzake veiligheid passende technische en organisatorische maatregelen genomen, teneinde de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. JOVILUX BV past een op maat gemaakt veiligheidsbeleid toe waarbij de veiligheid van uw gegevens centraal staan.

JOVILUX BV besteedt in dit kader bijzondere aandacht aan de beveiliging van de computersystemen waarbij onder andere gebruik wordt gemaakt van end-to-end encryptie en streng wachtwoordmanagement.

Wij eisen dat al onze dienstverleners passende maatregelen hebben genomen om de veiligheid van uw informatie te handhaven.  In geen geval kan JOVILUX BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

9. RECHTEN VAN BETROKKENEN

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, en uw hieronder opgesomde rechten uit te oefenen.

 5.1 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan  JOVILUX BV.  Daarnaast heeft u steeds het recht om JOVILUX BV te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

 5.2 Recht van verzet

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing.

5.3 Recht van vrije gegevensoverdracht (data portabiliteit)

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan JOVILUX BV in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen. 

5.4 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

 5.5 Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door JOVILUX BV te contacteren, hetzij per e-mail via info@jovilux.be, hetzij per post naar JOVILUX BV, 9700 Oudenaarde, Leupegemstraat 32. Bij dergelijk verzoek dient u steeds een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart te voegen.

 5.6 Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en zal door JOVILUX BV evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

 5.7 Recht om klacht in te dienen

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.be .

10. WIJZIGINGEN

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.  Eventuele wijzigingen zullen aan de gebruikers worden gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkte versie: 7 januari 2020